Tin tức › Kinh nghiệm quản lý

Lịch nghỉ lễ Tết: thông báo và xếp ca trực phòng khám

Đội ngũ iSmile · 05/11/2026 · 6 phút đọc

Trả lời ngắn gọn: Lịch nghỉ lễ Tết phải chốt trước ít nhất 3–4 tuần: thông báo cho khách qua tin nhắn và bảng tại quầy, sắp xếp ca trực luân phiên công bằng cho bác sĩ và phụ tá, đồng thời chặn lịch hẹn mới trong những ngày nghỉ để không ai vô tình đặt trùng.

Năm nào cũng vậy, cứ đến giáp Tết là phòng khám rối như canh hẹ: khách gọi đặt lịch ngày 29 Tết, bác sĩ thì đã về quê, lễ tân không biết trả lời sao. Rối một lần là đủ — từ đó mình làm hẳn một quy trình cố định cho mọi kỳ nghỉ lễ dài, áp dụng cho cả Tết Nguyên đán, lễ 30/4, Quốc khánh. Bài này chia sẻ chi tiết từng bước.

1. Chốt lịch nghỉ trước 3–4 tuần và thông báo 3 kênh

Chốt ngày nghỉ: chủ phòng khám quyết định ngày nghỉ — ngày làm việc cuối cùng và ngày mở cửa trở lại — trước ít nhất 3–4 tuần. Đừng để đến tuần cuối mới chốt, vì khách đã đặt lịch trước cả tháng, đổi lịch sát ngày rất khó.

Thông báo 3 kênh song song:

Tin nhắn cho khách có lịch hẹn trong kỳ nghỉ: gọi hoặc nhắn trực tiếp từng người để dời lịch. Ưu tiên ca điều trị dở dang (đang niềng, đang chờ gắn sứ, đang điều trị tủy) — những ca này không được để gián đoạn quá lâu.
Bảng thông báo tại quầy lễ tân và fanpage: ghi rõ "Phòng khám nghỉ từ ngày X đến ngày Y, mở cửa lại ngày Z". Khách đến khám trong những ngày trước lễ sẽ tự đọc được.
Tin nhắn tự động nhắc lịch: với các lịch tái khám rơi vào kỳ nghỉ, hệ thống nhắc lịch tự động nên được cài đặt nội dung riêng — vừa nhắc, vừa thông báo dời lịch.

Một điểm quan trọng: chặn đặt lịch mới trong những ngày nghỉ trên hệ thống lịch ghế. Nếu để khách đặt online vào ngày phòng khám đóng cửa, đến hôm đó khách tới nơi đóng cửa im ỉm — mất uy tín nghiêm trọng. Phòng khám mình dùng iSmile nên chỉ cần đánh dấu ngày nghỉ trên lịch là hệ thống tự chặn, khách không đặt được vào những ngày đó.

2. Xếp ca trực công bằng: nguyên tắc luân phiên

Không phải kỳ nghỉ nào cũng đóng cửa hoàn toàn — nhiều phòng khám mở cửa một vài ngày giữa kỳ nghỉ để xử lý ca cấp cứu (đau răng, sưng, gãy răng). Nếu có trực, xếp ca theo 3 nguyên tắc:

Luân phiên công khai: lập danh sách trực dán tại phòng nghỉ nhân viên từ đầu năm — Tết năm nay ai trực thì Tết năm sau người khác trực. Công khai từ đầu thì không ai tị nạnh.
Ưu đãi xứng đáng cho người trực: lương trực lễ Tết tính gấp đôi hoặc gấp ba ngày thường, cộng thêm ngày nghỉ bù sau lễ. Người trực Tết thiệt thòi thời gian sum họp gia đình — đãi ngộ phải tương xứng.
Tối thiểu 1 bác sĩ + 1 phụ tá mỗi ca trực: đừng để bác sĩ trực một mình. Ca cấp cứu vẫn cần người phụ, chuẩn bị dụng cụ, tiếp đón khách.

Với phòng khám có 2 cơ sở trở lên, chỉ cần mở 1 cơ sở trực là đủ — gom khách cấp cứu về một điểm, tiết kiệm nhân sự. Dữ liệu tách riêng từng cơ sở giúp chủ biết chính xác ca trực nào phát sinh doanh thu bao nhiêu.

3. Checklist tuần cuối trước khi nghỉ

Tuần cuối cùng trước kỳ nghỉ, lễ tân và quản lý chạy checklist này:

Hoàn tất ca dở dang: rà soát tất cả ca đang điều trị — ca nào cần xử lý trước lễ (thay dây cung niềng, gắn tạm, kê đơn dự phòng) thì xử lý dứt điểm. Khách đang niềng mà dây cung bung đúng mùng 2 Tết là thảm họa.
Kê đơn dự phòng: với khách có nguy cơ đau trong kỳ nghỉ (vừa nhổ răng, vừa điều trị tủy), bác sĩ kê sẵn đơn thuốc và dặn dò kỹ cách dùng.
Số điện thoại khẩn cấp: công bố một số hotline trực Tết — chỉ tiếp nhận ca cấp cứu thật sự, không tư vấn chung chung. Ghi rõ giờ tiếp nhận.
Kiểm tra kho vật tư: đảm bảo đủ vật tư cho các ca trực và cho tuần đầu mở cửa trở lại — nhà cung cấp cũng nghỉ Tết, hết vật tư là không mua được.
Chốt công, chốt lương: chấm công 1 chạm giúp việc tổng hợp giờ làm trước lễ nhanh gọn — ai trực, ai nghỉ, làm thêm bao nhiêu đều có số liệu rõ ràng, trả lương thưởng Tết không tranh cãi.

Bài học rút ra

Chốt lịch nghỉ trước 3–4 tuần — càng sớm càng ít ca phải dời.
Thông báo 3 kênh: tin nhắn trực tiếp, bảng tại quầy, tin nhắn tự động.
Chặn đặt lịch vào ngày nghỉ trên hệ thống — đừng để khách đặt vào cửa đóng.
Ca trực luân phiên công khai từ đầu năm, đãi ngộ xứng đáng cho người trực Tết.
Tuần cuối: hoàn tất ca dở dang, kê đơn dự phòng, kiểm tra kho, chốt công.

Câu hỏi thường gặp

Khách nhất quyết đòi khám đúng ngày phòng khám nghỉ thì sao?
Giải thích lịch nghỉ đã thông báo trước, đồng thời đề xuất 2 phương án: xếp lịch sớm nhất trước lễ, hoặc hướng dẫn đến cơ sở trực (nếu có). Với ca đau cấp thật sự, cho số hotline trực để được tư vấn — đừng cứng nhắc từ chối.

Có nên mở cửa xuyên Tết không?
Tùy quy mô và vị trí. Phòng khám ở khu dân cư đông, khách có nhu cầu cấp cứu cao thì nên trực 1–2 ngày giữa kỳ nghỉ. Phòng khám nhỏ, ít khách vãng lai thì đóng cửa hẳn cho nhân viên nghỉ ngơi — chất lượng đội ngũ sau lễ quan trọng hơn vài ca lẻ.

Nhân viên xin nghỉ thêm sau Tết thì xử lý thế nào?
Quy định rõ từ đầu năm: số ngày phép Tết của mỗi người, ai muốn nghỉ thêm thì trừ phép năm hoặc nghỉ không lương. Ghi vào nội quy và nhắc lại trước mỗi kỳ nghỉ — tránh cảnh mùng 6 khai trương mà nửa đội ngũ "xin nghỉ thêm vài hôm".

Làm sao để khách không quên lịch hẹn sau kỳ nghỉ dài?
Tin nhắn nhắc lịch tự động là cứu cánh: cài đặt nhắc trước 1 ngày cho tất cả lịch hẹn trong tuần đầu sau lễ. Khách nghỉ lễ xong hay quên — một tin nhắc đúng lúc giúp tỷ lệ đến đúng hẹn cao hơn hẳn.