Tin tức › Hướng dẫn
Kiểm kê kho cuối tháng: quy trình 30 phút
Đội ngũ iSmile · 05/11/2026 · 6 phút đọc
Kiểm kê kho cuối tháng của phòng khám nha khoa làm gọn trong 30 phút được, nếu chia kho thành 3 nhóm và đếm theo thứ tự cố định: nhóm vật tư đắt tiền đếm 100%, nhóm vật tư tiêu hao nhanh đếm mẫu 20%, nhóm thuốc và vật tư chậm đối chiếu sổ nhập. Bí quyết không nằm ở đếm nhanh, mà ở chỗ cả tháng bạn đã nhập xuất đầy đủ — kiểm kê chỉ là bước xác nhận, không phải bước dọn dẹp.
Vì sao kho nha khoa hay lệch mà chủ không biết
Kho nha khoa có một đặc thù: hàng trăm mã vật tư nhỏ, giá trị mỗi mã không lớn nhưng cộng lại thành tiền tỷ mỗi năm. Composite, bond, file nội nha, kim tê, găng tay — mỗi ngày phụ tá lấy vài món, cuối ngày không ai ghi. Một tháng trôi qua, sổ sách ghi còn 40 tuýp composite mà thực tế còn 12, không ai biết 28 tuýp kia đi đâu: dùng cho khách mà quên trừ, hay thất thoát.
Mình từng kiểm kê kiểu "đại tổng kiểm tra" mỗi quý một lần, mất nguyên buổi chiều, đếm xong lệch 15–20% mà không truy được nguyên nhân vì khoảng thời gian quá dài. Chuyển sang kiểm kê nhanh cuối tháng, mỗi lần 30 phút, độ lệch giảm dần vì vấn đề được phát hiện khi còn mới — lệch của tháng này thì nhớ được ca nào, khách nào.
Quy trình kiểm kê 30 phút: 3 nhóm, 3 cách đếm
10 phút đầu — Nhóm A: vật tư giá trị cao, đếm 100%.
Nhóm A gồm: implant các loại, mão sứ/zirconia tồn, file nội nha máy, vật liệu niềng (mắc cài, dây cung). Tiêu chí vào nhóm A: đơn giá trên 500 nghìn hoặc khó mua lại. Đếm từng cái, đối chiếu với số tồn trên phần mềm. Nhóm này thường chỉ 15–30 mã nên 10 phút là đủ. Lệch ở nhóm A là báo động đỏ — phải tìm nguyên nhân ngay trong ngày.
10 phút tiếp — Nhóm B: vật tư tiêu hao nhanh, đếm mẫu 20%.
Nhóm B gồm: composite, bond, xi măng gắn, kim tê, găng tay, khẩu trang, cốc giấy. Đếm 100% nhóm này tốn cả tiếng mà giá trị thông tin thấp. Cách làm: chọn ngẫu nhiên 20% số mã trong nhóm B để đếm thực tế, nếu mẫu lệch dưới 5% thì coi như cả nhóm ổn. Nếu mẫu lệch trên 5%, mở rộng đếm thêm 20% nữa. Thống kê mẫu đủ tốt cho nhóm tiêu hao — đừng phí thời gian đếm từng hộp găng tay.
10 phút cuối — Nhóm C: thuốc và vật tư chậm, đối chiếu sổ nhập.
Nhóm C gồm: thuốc kê đơn tồn, vật tư Labo đang ký gửi, vật liệu ít dùng. Nhóm này ít biến động nên không cần đếm tay — chỉ cần đối chiếu phiếu nhập trong tháng với số tồn trên phần mềm, và kiểm tra hạn dùng của thuốc (thuốc cận date dưới 3 tháng phải đánh dấu riêng). Tủ ký gửi Labo thì đối chiếu số lượng răng sứ đang gửi với phiếu Labo đã lập.
3 việc phải làm ngay sau khi kiểm kê xong
Thứ nhất, chốt số liệu chênh lệch vào biên bản kiểm kê có chữ ký của người đếm và quản lý — miệng nói lệch 2 triệu thì tuần sau không ai nhớ. Thứ hai, với mã nào lệch trên 10%, truy nguyên nhân trong 48 giờ: kiểm tra lịch sử xuất kho, hỏi phụ tá ca liên quan. Quá 48 giờ thì trí nhớ mọi người mờ hết, truy cũng vô ích. Thứ ba, cập nhật định mức tiêu hao: nếu composite tháng này dùng gấp rưỡi tháng trước mà số ca trám không tăng tương ứng, thì hoặc là định mức cũ sai, hoặc có lãng phí — cả hai đều cần điều chỉnh số liệu đặt hàng tháng sau.
Bên mình quản lý kho trên iSmile với định mức tiêu hao cho từng vật tư, nên lúc kiểm kê chỉ cần đối chiếu số tồn thực tế với số tồn phần mềm — phần nhập xuất trong tháng phụ tá đã ghi ngay lúc lấy hàng, không dồn cuối ngày.
Bài học rút ra
- Kiểm kê nhanh hàng tháng (30 phút) hiệu quả hơn tổng kiểm tra hàng quý (nửa ngày), vì phát hiện lệch khi dấu vết còn mới.
- Chia 3 nhóm: vật tư đắt đếm 100%, vật tư tiêu hao nhanh đếm mẫu 20%, thuốc và hàng chậm đối chiếu sổ — đừng đếm mọi thứ như nhau.
- Ngưỡng hành động rõ ràng: lệch nhóm A là báo động đỏ trong ngày, mẫu nhóm B lệch trên 5% thì mở rộng đếm, mã nào lệch trên 10% phải truy nguyên nhân trong 48 giờ.
- Kiểm kê chỉ là bước xác nhận — điều kiện tiên quyết là nhập xuất đầy đủ trong tháng, ghi ngay lúc lấy hàng chứ không dồn cuối ngày.
- Thuốc cận date dưới 3 tháng phải đánh dấu riêng mỗi lần kiểm kê; thuốc hết hạn trong kho nha khoa là rủi ro pháp lý chứ không chỉ là tiền.
Câu hỏi thường gặp
Phòng khám nhỏ, kho chỉ một tủ thì có cần chia 3 nhóm không?
Càng nhỏ càng nên chia, vì 30 phút kiểm kê của kho nhỏ thực tế chỉ tốn 10–15 phút. Nguyên tắc nhóm A/B/C không phụ thuộc vào quy mô kho mà phụ thuộc vào giá trị và tốc độ tiêu hao của từng mã. Kho một tủ mà để implant lẫn với găng tay thì lúc cần tìm mới thấy chia nhóm quan trọng thế nào.
Phụ tá quên ghi xuất kho thì xử lý thế nào, phạt hay nhắc?
Lần đầu nhắc và hướng dẫn lại, lần hai cảnh cáo bằng văn bản, lần ba mới xem xét kỷ luật. Nhưng quan trọng hơn phạt là làm cho việc ghi xuất kho dễ hơn việc không ghi: đặt phiếu xuất ngay cạnh tủ kho, hoặc cho ghi trên điện thoại ngay lúc lấy. Quy trình khó thì người ta lách, không phải người ta lười.
Có nên kiểm kê đột xuất ngoài lịch cuối tháng không?
Nên, nhưng chỉ với nhóm A và chỉ khi có dấu hiệu: vật tư đắt hao bất thường, hoặc sau khi có nhân sự kho mới. Kiểm kê đột xuất cả kho thì tốn thời gian và tạo cảm giác không tin tưởng nhân viên. Đột xuất có mục tiêu thì là quản lý, đột xuất tràn lan thì là soi mói.
Định mức tiêu hao nên rà soát lại bao lâu một lần?
Mỗi quý một lần, dựa trên số liệu 3 tháng gần nhất. Định mức composite cho một ca trám chẳng hạn: lấy tổng composite xuất kho 3 tháng chia cho tổng số ca trám 3 tháng. Số này thay đổi theo tay nghề phụ tá và loại vật liệu, nên định mức năm ngoái chưa chắc đúng năm nay.