Tin tức › Kinh nghiệm quản lý
Quản lý công nợ Labo: đối soát cuối tháng
Đội ngũ iSmile · 05/11/2026 · 5 phút đọc
Quản lý công nợ Labo: đối soát cuối tháng
Trả lời ngắn gọn: Công nợ Labo dễ bị bỏ quên vì mỗi ca chỉ vài trăm nghìn nhưng cộng dồn cả tháng thành chục triệu. Muốn quản chặt: mỗi phiếu Labo gắn với ca điều trị cụ thể, đối soát với Labo vào ngày cố định mỗi tháng, và thanh toán đúng hạn để giữ uy tín. Làm đều 3 việc này thì không bao giờ bị Labo đòi nợ bất ngờ.
1. Gắn phiếu Labo với ca điều trị ngay từ đầu
Sai lầm phổ biến là phiếu Labo ghi riêng, sổ thu ghi riêng, cuối tháng không biết ca nào còn nợ Labo bao nhiêu. Mình quy định: mỗi phiếu Labo phải ghi rõ tên bệnh nhân, loại phục hình, số tiền và ngày hẹn trả. Phiếu này gắn thẳng vào hồ sơ ca điều trị của khách.
Khi khách thanh toán tiền răng sứ, lễ tân nhìn vào hồ sơ là biết ngay trong đó có bao nhiêu là tiền Labo phải trả. Không còn cảnh thu tiền khách xong quên mất còn nợ Labo, đến cuối tháng mới tá hỏa.
2. Đối soát vào ngày cố định mỗi tháng
Mình chọn ngày 28 hàng tháng làm ngày đối soát Labo. Quy trình 30 phút: xuất danh sách tất cả phiếu Labo trong tháng từ hệ thống, đối chiếu với bảng kê Labo gửi sang, đánh dấu những phiếu đã thanh toán và những phiếu còn nợ, xác nhận số dư cuối kỳ với bên Labo bằng văn bản (tin nhắn hoặc email).
Ngày cố định quan trọng hơn bạn nghĩ. Khi cả hai bên biết ngày 28 là ngày chốt số, Labo chủ động gửi bảng kê đúng hạn, mình cũng không bị dồn việc. Tranh cãi về số liệu hầu như không xảy ra vì đối soát đều đặn hàng tháng. Mình còn lưu toàn bộ biên bản đối chiếu vào một thư mục riêng theo từng tháng — cuối năm cần rà soát lại thì mở ra xem trong 5 phút, không phải lục lại tin nhắn cũ.
3. Thanh toán đúng hạn để giữ mối quan hệ
Labo tốt là tài sản của phòng khám — họ ưu tiên ca gấp của mình, họ báo trước khi tăng giá, họ linh hoạt khi mình cần điều chỉnh. Tất cả những ưu đãi đó đến từ việc mình thanh toán đúng hạn. Mình đặt lịch nhắc thanh toán công nợ Labo vào ngày 30 hàng tháng trên iSmile, không bao giờ để quá hạn.
Ngược lại, mình cũng theo dõi công nợ phải thu từ khách: ca nào đã gắn răng sứ mà khách còn nợ tiền thì đôn thu trước ngày 28 để có tiền trả Labo. Dòng tiền khớp nhau thì không bao giờ phải ứng tiền túi ra trả nợ.
Bài học rút ra
- Mỗi phiếu Labo phải gắn với ca điều trị cụ thể: tên khách, loại phục hình, số tiền, ngày hẹn trả.
- Đối soát với Labo vào ngày cố định mỗi tháng (mình chọn ngày 28), xác nhận số dư bằng văn bản.
- Thanh toán công nợ Labo đúng hạn để giữ uy tín và được ưu tiên khi cần gấp.
- Đôn thu công nợ khách trước ngày đối soát để dòng tiền khớp nhau.
- Báo cáo công nợ phải tách rõ phải trả (Labo, nhà cung cấp) và phải thu (khách hàng).
Câu hỏi thường gặp
Làm việc với 3–4 Labo cùng lúc thì quản lý sao?
Đối soát riêng từng Labo nhưng cùng một ngày 28. Mỗi Labo một bảng kê riêng, không gộp chung. Trong hệ thống, phiếu Labo nào cũng ghi rõ gửi Labo nào để lọc nhanh khi đối soát.
Labo báo số liệu khác với mình thì xử lý sao?
So từng phiếu một, không cãi tổng số. 9 trên 10 trường hợp lệch là do một bên quên ghi phiếu hoặc ghi nhầm ngày. Tìm ra phiếu lệch thì hai bên cùng xác nhận lại. Vì đối soát hàng tháng nên số phiếu cần rà soát không nhiều.
Có nên đặt cọc trước cho Labo không?
Với Labo mới hợp tác, đặt cọc một phần là bình thường. Với Labo đã làm lâu và uy tín, thanh toán sau theo tháng là chuẩn. Đừng để Labo nào chiếm quá 70% lượng hàng của mình — phụ thuộc một mối thì khi họ tăng giá mình không có lựa chọn.
Ca bảo hành răng sứ thì công nợ tính thế nào?
Ca bảo hành (làm lại do lỗi Labo) thì Labo chịu chi phí, ghi rõ trong phiếu là "bảo hành — không tính phí". Ca bảo hành do lỗi phòng khám (mài sai, lấy dấu sai) thì mình chịu. Phân định rõ ngay từ đầu để cuối tháng không tranh cãi.