Tin tức › Kinh nghiệm quản lý

Bảo trì ghế và thiết bị: lịch bảo dưỡng không gián đoạn ca

Đội ngũ iSmile · 05/11/2026 · 6 phút đọc

Câu trả lời ngắn gọn: mỗi ghế nha khoa nên có lịch bảo dưỡng cố định 3–6 tháng một lần tùy cường độ sử dụng, cộng thêm kiểm tra nhanh 5 phút mỗi sáng trước giờ mở cửa. Và nguyên tắc sắt: bảo dưỡng vào giờ thấp điểm, luôn chừa ít nhất một ghế trống dự phòng — để không ca hẹn nào phải dời chỉ vì máy hỏng.

Vì sao phòng khám hay để "hỏng mới sửa"

Tâm lý chung của nhiều chủ phòng khám là "máy còn chạy là còn dùng được, bảo dưỡng tốn tiền lại mất buổi làm việc". Nghe thì tiết kiệm, nhưng thực tế ngược lại. Máy hỏng giữa ca là thảm họa: khách đang nằm trên ghế phải dừng giữa chừng, ca hẹn sau dồn ứ, khách bực bội bỏ đi — có khi mất luôn khách đó. Chưa kể chi phí sửa khẩn cấp luôn cao hơn bảo dưỡng định kỳ, vì kỹ thuật viên đến gấp tính phí cao, linh kiện thay vội không có hàng phải chờ, mà chờ là ghế chết thêm mấy ngày.

Một ghế chết ba ngày không chỉ mất doanh thu ba ngày của ghế đó — còn mất uy tín khi phải gọi điện dời hàng chục ca hẹn. Tính ra, một lần bảo dưỡng định kỳ rẻ hơn một lần sửa khẩn cấp rất nhiều, cả về tiền lẫn về khách.

Lịch bảo dưỡng không gián đoạn ca

Mình chia bảo dưỡng thành ba lớp, mỗi lớp một nhịp khác nhau:

Kiểm tra hằng ngày — 5 phút mỗi sáng. Trước giờ mở cửa, phụ tá đi một vòng kiểm tra từng ghế: nâng hạ ghế có trơn không, đèn có sáng đều không, hệ thống hút có mạnh không, tay khoan có quay êm không, nước súc miệng có chảy không. Phát hiện sớm tiếng kêu lạ hay đèn chập chờn thì xử lý trong ngày, đừng để nó thành hỏng lớn giữa ca đông khách. Năm phút này nên thành checklist cố định của ca sáng.

Bảo dưỡng tháng — vệ sinh và thay thế định kỳ. Mỗi tháng một lần, vệ sinh sâu đường ống hút, tra dầu tay khoan, kiểm tra và thay lọc nước, lọc khí, vệ sinh đầu đèn. Những việc này phụ tá được đào tạo là làm được, không cần gọi kỹ thuật viên hãng. Nên cố định vào một ngày trong tháng — ví dụ sáng chủ nhật đầu tháng, giờ phòng khám ít khách nhất.

Bảo dưỡng sâu 6 tháng — gọi kỹ thuật viên hãng. Kiểm tra tổng thể hệ thống điện, thủy lực của ghế, hiệu chuẩn thiết bị, thay các chi tiết hao mòn theo khuyến cáo của hãng. Với ghế chạy full ca mỗi ngày thì rút xuống 3–4 tháng một lần; ghế dùng ít hơn thì 6 tháng là ổn.

Để bảo dưỡng không gián đoạn ca hẹn, có ba quy tắc:

  1. Đặt lịch bảo dưỡng như một ca hẹn thật. Chặn khung giờ bảo dưỡng ngay trên lịch ghế — lịch có chống trùng nên không ai đặt nhầm khách vào đúng giờ đó. Coi buổi bảo dưỡng quan trọng như một ca implant.
  2. Xoay vòng, không bảo dưỡng hai ghế cùng ngày. Luôn chừa ít nhất một ghế trống để xoay ca qua nếu có phát sinh. Phòng khám một ghế thì bắt buộc bảo dưỡng ngoài giờ hành chính.
  3. Ghi log đầy đủ. Ngày bảo dưỡng, hạng mục đã làm, ai làm, phát hiện gì bất thường, lần tới khi nào. Cuốn log này là bằng chứng khi cần bảo hành, và là cơ sở để biết thiết bị nào sắp đến lúc phải thay.

Kho phụ tùng và vật tư thay thế

Bảo dưỡng tốt mà không có đồ thay thì cũng bó tay. Những món nên luôn có sẵn trong kho: bóng đèn ghế dự phòng, lọc nước và lọc khí, ống hút thay thế, tay khoan dự phòng, gioăng và phớt các loại. Đây là những món hao mòn theo định mức — dùng hết là biết trước, không phải đợi hỏng mới đi mua.

Trong iSmile, mình theo dõi các vật tư này qua kho vật tư có định mức tiêu hao: đặt mức tồn tối thiểu cho từng món, xuống dưới mức là biết phải nhập thêm. Đừng để đến lúc tay khoan hỏng mới phát hiện trong kho không còn cái dự phòng nào — lúc đó có gọi hãng cũng phải chờ hàng về.

Bài học rút ra

  1. Bảo dưỡng định kỳ luôn rẻ hơn sửa khẩn cấp — cả về tiền, về khách, và về uy tín.
  2. Kiểm tra 5 phút mỗi sáng là thói quen rẻ nhất mà hiệu quả nhất để bắt bệnh sớm.
  3. Đặt lịch bảo dưỡng như một ca hẹn thật trên lịch ghế — chặn giờ, xoay vòng, không bảo dưỡng hai ghế cùng ngày.
  4. Luôn có sẵn phụ tùng hao mòn trong kho theo định mức — đừng đợi hỏng mới đi mua.
  5. Ghi log mọi lần bảo dưỡng — vừa để theo dõi, vừa là bằng chứng khi cần bảo hành.

Câu hỏi thường gặp

Phòng khám chỉ có một ghế thì bảo dưỡng kiểu gì để không mất ca?

Bắt buộc bảo dưỡng ngoài giờ hành chính: tối sau giờ đóng cửa hoặc sáng chủ nhật. Kiểm tra hằng ngày 5 phút vẫn làm bình thường. Với phòng khám một ghế, hợp đồng bảo trì với hãng càng quan trọng vì không có ghế dự phòng để xoay.

Bảo dưỡng của hãng có đắt không, có nên ký hợp đồng bảo trì năm không?

Chi phí một lần bảo dưỡng sâu thường chỉ bằng một phần nhỏ so với một lần sửa khẩn cấp giữa ca đông khách. Hợp đồng bảo trì năm thường được ưu tiên lịch hẹn kỹ thuật viên và giảm giá linh kiện — với phòng khám từ 2 ghế trở lên thì nên ký.

Phụ tá có tự làm được bảo dưỡng tháng không?

Được, với điều kiện được đào tạo bài bản một lần và có checklist chi tiết. Những việc như vệ sinh đường ống, tra dầu tay khoan, thay lọc đều nằm trong khả năng của phụ tá. Chỉ những hạng mục liên quan đến điện, thủy lực và hiệu chuẩn mới cần kỹ thuật viên hãng.

Thiết bị dùng bao lâu thì nên thay mới thay vì tiếp tục sửa?

Khi chi phí sửa chữa trong một năm vượt quá 30–40% giá trị thiết bị mới tương đương, hoặc khi thiết bị hỏng vặt liên tục ảnh hưởng đến lịch hẹn dù đã bảo dưỡng đúng kỳ — đó là lúc nên tính chuyện thay mới thay vì cố sửa.

Bài liên quan