Hướng dẫn sử dụng iSmile.vn

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý Phòng khám Nha khoa iSmile.vn đang chờ cập nhật.

Bác sĩ, phụ tá

• Nha khoa: sơ đồ răng, đơn thuốc, Labo — Chọn khách, bấm từng răng trên sơ đồ 3D để ghi tình trạng, mặt răng và ghi chú; kê đơn thuốc điện tử theo Quyết định 808; theo dõi trụ Implant ký gửi và phiếu…
• Hồ sơ điều trị & ảnh trước/sau — Xem ảnh trước, trong và sau điều trị trong hồ sơ khách, so sánh bằng thanh trượt, tải ảnh mới kèm quyền sử dụng ảnh, xem cùng bảng ảnh ở màn Nha khoa và bật…

Chủ phòng khám

• Bắt đầu với iSmile — Dành cho chủ phòng khám vừa đăng ký: dùng thẻ Bắt đầu với iSmile ở trang Tổng quan, xem danh mục có sẵn theo ngành (dịch vụ, ghế, gói điều trị, ca làm, hoa…
• Cài đặt ban đầu — Khai thông tin phòng khám, thêm phòng và ghế để xếp lịch hẹn, thêm hình thức thanh toán mà quầy thu ngân dùng.
• Dịch vụ & bảng giá — Xem danh mục dịch vụ và sản phẩm chăm sóc răng, lọc theo nhóm, thêm một dịch vụ mới với nhóm và giá bán, quản lý nhóm dịch vụ và đặt bảng giá theo khung giờ.
• Nhân viên & phân quyền — Xem danh sách nhân viên, thêm nhân viên mới với chức danh và phạm vi làm việc, chọn vai trò có sẵn và xem bảng phân quyền từng nhóm chức năng.
• Kết nối ngân hàng Pay2S — Khai tài khoản nhận tiền, kết nối Pay2S bằng đường dẫn webhook và token, xem Giao dịch ngân hàng và lọc các khoản chưa khớp hoá đơn.
• Quy tắc hoa hồng bác sĩ — Đặt hoa hồng bác sĩ cho bác sĩ chính, bác sĩ phụ, bác sĩ theo số tiền cố định hoặc phần trăm giá dịch vụ, cho toàn phòng khám, từng nhóm hoặc riêng từng dịch…

IT, kỹ thuật

• Máy in & mẫu in — Chọn thông tin hiện trên hoá đơn, khổ giấy và số liên; chọn mẫu in; khai máy in nhiệt qua mạng LAN, cầu nối in tại phòng khám và theo dõi hàng đợi in.
• Nhập dữ liệu từ Excel — Chuyển dữ liệu từ KiotViet, iPOS, CukCuk hay file Excel sang iSmile: nạp danh mục dịch vụ và sản phẩm có soát lỗi trước khi ghi, nạp khách hàng kèm điểm mang…
• Quản lý nhiều chi nhánh — Mở chi nhánh mới bằng cách chép thiết lập từ chi nhánh đang chạy, đặt giá riêng và dịch vụ bán ở từng chi nhánh, chuyển giữa các chi nhánh hoặc xem toàn…
• Tích hợp MISA — Nối iSmile với MISA: khai tài khoản meInvoice để tự xuất hoá đơn điện tử khi thanh toán, nhận hoá đơn mua vào của nhà cung cấp qua meInvoice Bot để đối chiếu…
• Zalo ZNS nhắc lịch hẹn — Khai ứng dụng Zalo và Official Account, chọn nhắc khách trước lịch hẹn bao nhiêu giờ, chọn mẫu tin Nhắc lịch hẹn đã được Zalo duyệt, ghép tham số tên khách,…

Nhân viên: Bắt đầu

• Làm quen iSmile — Đăng nhập, đi một vòng các màn Thu ngân, Quản lý, Lịch hẹn, Nha khoa và biết chỗ mở Trợ giúp, video hướng dẫn.

Nhân viên: Lễ tân

• Đặt lịch hẹn và đón khách — Xem lịch theo ghế, bấm ô trống để đặt lịch hẹn, để máy gợi ý ghế và bác sĩ trống, rồi đón khách và mở phiếu dịch vụ.
• Bán hàng theo ghế — Mở phiếu dịch vụ cho khách ở một ghế, thêm dịch vụ và sản phẩm chăm sóc răng, trừ một buổi gói điều trị, lưu phiếu (F10) rồi thu tiền (F9) bằng tiền mặt.
• Gói điều trị — Xem các mẫu thẻ bán trên POS, bán gói điều trị 10 buổi cho khách, gạch một buổi khi khách đến làm và in phiếu gạch buổi cho khách ký.
• Hợp đồng & trả góp — Chọn mẫu hợp đồng chỉnh nha, lập hợp đồng cho khách với lịch trả góp 7 đợt tự chia theo tiến độ điều trị, rồi thu tiền từng đợt và tự ghi Sổ quỹ.
• Công nợ khách — Bật ghi nợ khi thanh toán, thu một phần tiền và ghi nợ phần còn lại cho khách có tên, rồi xem báo cáo công nợ và thu nợ của khách.
• Chốt ca & két tiền — Bật quản lý két tiền mặt, mở ca đầu ngày với số tiền lẻ, theo dõi tiền thu bán hàng và ghi chi trong ca, đếm tiền cuối ca, ghi lý do khi lệch và để quản lý…
• Thành viên & tích điểm — Đặt quy tắc tích điểm, các hạng thành viên theo chi tiêu, quà đổi điểm và xem hồ sơ điểm của từng khách.

Nhân viên: Chung

• Chấm công & xếp ca — Tạo ca làm việc, xếp nhân viên vào ca theo tuần, theo dõi chấm công đúng giờ, đi muộn, nghỉ làm; sửa lượt công, thêm phạt thưởng và duyệt chấm công cuối tuần.

Quản lý

• Kho vật tư: nhập hàng, kiểm kho — Tạo phiếu nhập vật tư và sản phẩm chăm sóc răng (đơn giá tự điền), gửi duyệt, duyệt và nhận hàng; kiểm kho để cân bằng tồn theo số đếm thực tế.
• Sổ quỹ & phiếu chi — Xem tồn quỹ và các phiếu thu chi, lập phiếu chi tiền mặt, bật duyệt phiếu chi theo mức tiền và xem giao dịch ngân hàng với bộ lọc đối soát.
• Hoàn tiền & hoá đơn điện tử — Khai nhà cung cấp hoá đơn điện tử, xuất hoá đơn có thông tin công ty của khách, hoàn tiền từng dịch vụ: buổi đã gạch thẻ tự trả về gói điều trị, sản phẩm hoàn…
• Nhà cung cấp và công nợ — Thêm nhà cung cấp, lập đơn mua vật tư kèm báo giá, duyệt và nhận hàng kèm ảnh hoá đơn giao hàng; lập công nợ nhà cung cấp, duyệt, rồi ghi khoản đã chuyển…
• Báo cáo — Xem Tổng quan trong ngày, báo cáo bán hàng theo khoảng thời gian, mở báo cáo chi tiết như Doanh số theo dịch vụ, tra cứu hoá đơn và xuất file gửi kế toán.
• Bảng lương, hoa hồng tư vấn và hoa hồng bác sĩ — Bán gói điều trị kèm nhân viên tư vấn để tính hoa hồng, gạch buổi để hoa hồng bác sĩ tự tính theo quy tắc của phòng khám, chốt rồi chuyển hoa hồng tư vấn và…
• Khuyến mãi và nhắc khách quay lại — Tạo khuyến mãi tự áp ở quầy theo giờ vàng, tạo voucher có mã cho khách, và bật tin Zalo nhắc khách khi voucher sắp hết hạn hoặc khi khách lâu chưa quay lại.
• Duyệt phiếu chi qua Zalo — Bật duyệt phiếu chi theo mức tiền; nhân viên lập phiếu chi vượt mức thì phiếu chờ duyệt, chưa tính vào quỹ; quản lý đăng nhập để duyệt hoặc từ chối có lý do;…
• Ví trả trước & thẻ quà tặng — Bật ví trả trước và khuyến mãi nạp; nạp tiền cho khách ở hồ sơ khách; phát hành, bán và dùng thẻ quà tặng; xem tổng số tiền phòng khám còn nợ khách.